ทำความรู้จักระบบบัญชีรับเหมาก่อสร้าง วางแผนบัญชีอย่างไรให้มีกำไร คุมต้นทุนอยู่หมัด เงินไม่รั่วไหล!

ใครอยากทำธุรกิจรับเหมาบอกเลยว่าการวางระบบการเงินอย่างดี ย่อมมีชัยไปกว่าครึ่ง ซึ่งสิ่งสำคัญพื้นฐานแน่นอนว่าหนีไม่พ้น “การทำบัญชีรับเหมาก่อสร้าง” เพราะไม่เพียงช่วยให้หมดกังวลกับปัญหาด้านภาษี แต่ยังทำให้บริหารจัดการรายรับ – รายจ่ายได้อย่างมีประสิทธิภาพ ส่งผลให้คำนวณบวกลบกำไรได้ชัดเจน คุมต้นทุนอยู่หมัด โดยไม่ต้องมานั่งปวดหัวกับปัญหาเงินรั่วไหล หรือเงินหายอีกเลย

วันนี้รักเหมาขอพาทุกคนทำความรู้จักกับระบบบัญชีรับเหมาก่อสร้าง หากต้องการทำธุรกิจนี้ควรวางระบบอย่างไรให้มีคุณภาพ เพื่อเพิ่มกำไร คุมต้นทุน และลดปัญหาเงินหายอย่างอยู่หมัด

ปัญหาทางการเงินที่พบบ่อยในบริษัทรับเหมา

ก่อนทำความรู้จักกับระบบบัญชีรับเหมาก่อสร้าง ควรรู้ก่อนว่าการทำธุรกิจรับเหมาก่อสร้างมักเกิดปัญหาการเงินอะไรที่ต้องพบเจอกันบ้าง

1. ไม่มีการจัดทำรายงานงบกำไรขาดทุน หรือกระแสเงินสด สุดท้ายเลยไม่รู้ว่าจริง ๆ โครงการไหนที่ทำกำไร หรือขาดทุน
2. ราคาวัสดุมีความผันผวน อาจทำให้ต้นทุนสูงขึ้นกว่าที่คาดการณ์ไว้ ค่าใช้จ่ายจึงเพิ่มมากขึ้น
3. เจ้าของโครงการไม่ชำระค่างวดตามกำหนด ทำให้งบที่นำมาใช้ในโครงการไม่เพียงพอต่อการดำเนินงาน
4. ความเสี่ยงการเกิดหนี้สูญจากการไม่จดบันทึก หรือเก็บเอกสารต่าง ๆ ให้ครบถ้วน
5. นักบัญชีในบริษัทไม่เคยผูกงบการเงิน อาจใช้งานโปรแกรมได้แค่เบื้องต้นในการคีย์ข้อมูลยอดรายรับ และรายจ่าย แต่ไม่มีที่ปรึกษาคอยให้คำแนะนำอย่างจริงจังว่าควรนำโปรแกรมบัญชีมาใช้งานอย่างไรให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด

การวางระบบบัญชีคืออะไร?

จากหัวข้อก่อนหน้า ทุกคนคงเข้าใจแล้วว่าการวางระบบบัญชีที่ดีคือเรื่องสำคัญจริง ๆ อธิบายให้เห็นภาพการวางระบบบัญชีคือ การออกแบบขั้นตอนการจัดการบัญชีให้เหมาะสมกับโครงสร้าง และขนาดของแต่ละบริษัท โดยต้องมีการจัดเก็บ และแบ่งประเภทเอกสารที่ทุกแผนกดูแลอยู่ให้ถูกต้อง ซึ่งหลักฐานทางบัญชีของธุรกิจมักได้แก่ ใบเสร็จรับเงิน, ใบกำกับภาษีซื้อ, ใบแจ้งหนี้, ใบกำกับภาษีขาย และอื่นๆ เมื่อกิจการมีระบบบัญชีที่ดี กระบวนการของเอกสารต่าง ๆ จะลื่นไหล และไร้ความผิดพลาดทางบัญชีนั่นเอง

ประโยชน์ของการวางระบบบัญชีที่ดี

1. ช่วยลดข้อผิดพลาดในการทำงาน

เพราะระบบบัญชีที่ดีจะช่วยให้ผู้ประกอบการสามารถประมวลผลข้อมูลทางบัญชีจำนวนมากได้ถูกต้องแม่นยำ และรู้ที่มาที่ไปของงบการเงิน อีกทั้งยังสามารถดูรายการบันทึกบัญชีย้อนหลังไปจนถึงไฟล์เอกสารที่เก็บไว้ได้ หากใช้โปรแกรมที่เชื่อมโยงกับระบบฐานข้อมูลของภาครัฐ เช่น PEAK โปรแกรมบัญชีที่จะกรอกข้อมูลชื่อ และที่อยู่ของลูกค้าให้อัตโนมัติ จากการพิมพ์เลขประจำตัวผู้เสียภาษี 13 หลักเท่านั้น

2. ช่วยเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ 

ระบบบัญชีที่ดีสามารถเชื่อมโยงการทำงานไปยังโปรแกรมอื่น ๆ เช่น โปรแกรมเงินเดือน หรือ POS (ระบบขายของหน้าร้านที่ติดตั้งกับเครื่องคิดเงิน หรือจุดชำระเงิน) โดยที่ผู้ใช้ไม่ต้องกรอกข้อมูลเริ่มต้นอีก จึงช่วยประหยัดเวลา และลดขั้นตอนการทำงานได้ดี

3. ประหยัดค่าใช้จ่ายในการจ้างพนักงาน

หากสามารถวางระบบบัญชีที่ดี และถูกต้องตามหลักอาจช่วยลดค่าใช้จ่ายในส่วนของเงินเดือน และการจ้างแรงงานได้ เพราะการมีแผนจัดการจะช่วยให้ผู้ประกอบการสามารถใช้ทรัพยากรบุคคลที่มีอยู่อย่างจำกัดให้เกิดประโยชน์สูงสุด เนื่องจากทุกขั้นตอนจะได้รับการตรวจสอบความถูกต้องโดยระบบอย่างอัตโนมัติ ทำให้ไม่ต้องใช้คนจำนวนมากในการดูแลนั่นเอง

4. เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานสูงสุด

การวางระบบบัญชีที่ดีจะช่วยลดความซ้ำซ้อน และขั้นตอนการทำงาน โดยโปรแกรมบัญชีจะช่วยจัดเตรียมเอกสารทางบัญชีที่ผู้ใช้งานสามารถปรับแต่งรูปแบบตามที่ตนเองต้องการได้ เช่น ใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงิน และอื่น ๆ อีกทั้งการประมวลผลผ่านโปรแกรมยังให้ข้อมูลที่รวดเร็ว กดสร้างรายงานได้ง่าย ซึ่งผู้บริหารสามารถนำรายงานบัญชีนี้ไปใช้ประกอบการตัดสินใจ และวางแผนการเงินได้จริงอีกด้วย

5. จัดเก็บข้อมูลอย่างปลอดภัย และสะดวกต่อการเรียกใช้

ข้อมูลบัญชีรับเหมาก่อสร้างจะถูกจัดเก็บอย่างปลอดภัย และสามารถเข้าถึงข้อมูลได้โดยผู้ที่ได้รับสิทธิ์การเข้าถึงเท่านั้น โดยปัจจุบันโปรแกรมบัญชีออนไลน์สามารถเรียกใช้ข้อมูลได้สะดวกจากทุกอุปกรณ์ที่มีการเชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ต ไม่ว่าจะเป็นการเรียกข้อมูลเพื่อใช้ในการทำงานของพนักงาน, การติดตามรายงานยอดขาย กำไร หรือสินค้าของผู้บริหารก็ได้เช่นเดียวกัน

หากอยากเริ่มต้นวางระบบบัญชีรับเหมาก่อสร้างควรทำอย่างไร ?

การเลือกแนวทางสำหรับวางระบบบัญชีจะขึ้นอยู่กับปัจจัยหลายประการ เช่น ขนาดธุรกิจ งบประมาณของบริษัท รวมถึงความรู้ และความเชี่ยวชาญที่แตกต่างกันด้วย ซึ่งการวางระบบบัญชีมักจำแนกออกเป็น 2 รูปแบบหลัก ดังนี้

1. จ้างพนักงานบัญชีมาทำให้ โดยอาจเป็นพนักงานประจำ หรือสำนักงานบัญชี Outsource ซึ่งการวางระบบบัญชีรูปแบบนี้จะเหมาะสำหรับธุรกิจขนาดใหญ่ที่มีงานบัญชีต้องจัดการจำนวนมาก โดยบริษัทอาจคัดเลือก และสรรหาพนักงานที่มีความรู้ ความเชี่ยวชาญ รวมถึงประสบการณ์ด้านงานบัญชีรับเหมาก่อสร้างมาโดยเฉพาะ

2. เลือกระบบบัญชีมาใช้เอง จะเหมาะสำหรับธุรกิจขนาดกลาง – เล็ก โดยระบบบัญชีประเภทนี้ค่อนข้างประหยัด ใช้งานง่าย สะดวกรวดเร็ว โดยมีให้เลือกทั้งแบบซอฟต์แวร์ที่ต้องติดตั้ง และออนไลน์ ซึ่งหากเป็นแบบออนไลน์ จะเพิ่มความสะดวกในการเรียกใช้ข้อมูล เพราะสามารถดูข้อมูลได้จากทุกอุปกรณ์ที่มีการเชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ต ไม่ว่าจะเป็น โทรศัพท์มือถือ แท็บเล็ต โน้ตบุ๊ก หรือคอมพิวเตอร์นั่นเอง

รวมเรื่องเบสิกบัญชีพื้นฐานที่คนทำรับเหมาควรรู้

สำหรับธุรกิจ หรือบริษัทรับเหมาก่อสร้างที่ขนาดองค์กรเริ่มใหญ่ขึ้น ผู้บริหารหลายท่านอาจวางใจงานบัญชี เนื่องจากเห็นว่ามีพนักงานเข้ามาดูแลเรื่องนี้แล้ว แต่บอกเลยว่าแม้จะมีพนักงานบัญชี หรือจ้างสำนักงานบัญชีมาดูแลให้ก็ตาม ถึงอย่างไรเจ้าของธุรกิจก็ยังคงจำเป็นต้องเข้าใจหลักการทำบัญชีเบื้องต้น เพื่อให้ตนเองสามารถตรวจสอบ และบริหารจัดการเงินภาพรวมได้อย่างราบรื่นอยู่ดีนั่นเอง

การทำบัญชีรายรับ – รายจ่าย

จุดสำคัญของการทำบัญชีรายรับรายจ่ายในธุรกิจรับเหมาก่อสร้าง คือต้องแยกให้ออกว่าค่าใช้จ่าย และรายได้ที่เกี่ยวข้องในแต่ละโปรเจกต์มีเท่าไหร่ และทุกโครงการที่ทำอยู่ได้ผลกำไร หรือขาดทุน

1. บันทึกรายจ่ายแยกตามโปรเจกต์

แน่นอนว่าการทำรับเหมาหนึ่งโครงการย่อมมีรายจ่ายเกิดขึ้นจำนวนมาก ซึ่งการจดบัญชีตามประเภทของค่าใช้จ่ายอาจยังไม่เพียงพอ เพราะจะทำให้รู้แค่ว่าเดือนนี้ ปีนี้ มีค่าใช้จ่ายเท่าไหร่ แต่จะไม่รู้เลยว่ารายจ่ายของโครงการ A B C ที่รับมาแต่ละอันเป็นอย่างไร ดังนั้นการทำบันทึกรายจ่ายจึงควรระบุด้วยว่าเป็นรายจ่ายสำหรับโปรเจกต์อะไรนั่นเอง 

2. บันทึกรายได้แยกตามโปรเจกต์

ในฝั่งของรายได้ เจ้าของธุรกิจสามารถเปิดบิลเอกสารได้ตั้งแต่ขั้นตอนการออกใบเสนอราคา ทำใบแจ้งหนี้ และวางบิล รวมถึงการแบ่งชำระค่าบริการตามงวดสัญญาที่ตกลงกับลูกค้าไว้ ซึ่งส่วนนี้ทั้งหมดควรกำหนดโครงการแยกออกจากกันทุกครั้งที่เปิดเอกสารส่งลูกค้า เพื่อให้สามารถมองเห็นภาพรวมของรายได้แต่ละโครงการอย่างชัดเจน

การทำบัญชีรายรับ-รายจ่ายของธุรกิจรับเหมาก่อสร้างค่อนข้างมีความละเอียดอ่อนอยู่ก็จริง แต่ถ้ารู้จักทำอย่างเป็นระบบ และแยกโปรเจกต์ให้เรียบร้อย บอกเลยว่าจากงานที่ยุ่งยาก จะกลายเป็นเรื่องง่ายที่ใครก็สามารถทำได้เลยทีเดียว และที่สำคัญยังช่วยให้เรามองเห็นผลกำไรขาดทุนที่แท้จริงของแต่ละโครงการได้ ดังนั้นการทำบัญชีรายรับ-รายจ่ายจึงเป็นขั้นตอนที่สำคัญสำหรับการทำธุรกิจรับเหมาก่อสร้างเป็นอย่างมาก

กระแสเงินสด

มากกว่าครึ่งของคนทำธุรกิจรับเหมามักบอกว่า ‘กระแสเงินสด’ หรือ Cashflow สำคัญยิ่งกว่า ‘กำไร’ เสียอีก เพราะการดำเนินงานจะไปต่อไม่ได้เลย หากติดขัดเรื่องเงิน แล้วพองานไม่เดิน ต้นทุนจะยิ่งบานปลาย สุดท้ายกำไรก็จะหายวับไปนั่นเอง ดังนั้นในทุกโครงการที่รับทำควรจัดเตรียมเงินทุนหมุนเวียน (Working Cap) ไว้ไม่น้อยกว่า 30% ของมูลค่างาน เช่น หากรับงานก่อสร้างมูลค่า 100 ล้านบาท ก็ควรเตรียมเงินทุนหมุนเวียนไว้ 30 ล้านบาท เพื่อให้เกิดสภาพคล่องระหว่างการทำงาน โดยถึงแม้จะได้รับเงินค่างวดช้า แต่งานก็จะสามารถดำเนินต่อไปได้

และสำหรับการบริหารกระแสเงินสดสามารถทำได้จากสูตรง่าย ๆ คือ กระแสเงินสด = เงินทุนหมุนเวียน (Working Cap) + เงินสดเข้า (Cash Inflow) – เงินสดออก (Cash Outflow) โดยตั้งแต่ที่หน้างานก่อสร้างเปิดกิจกรรมต่าง ๆ ทั้งการซื้อวัสดุ จ่ายค่าแรง ค่าผู้รับเหมาช่วง เงินสดย่อย และอื่น ๆ ล้วนเป็นเงินสดออก (Cash Outflow) ทั้งสิ้น เราควรรีบส่งงานตามสัญญา และเบิกเงินงวดเข้ามาเพื่อเติมเงินสดเข้า (Cash Inflow) เพื่อให้เกิดสภาพคล่องของกระแสเงินสดอยู่ตลอดนั่นเอง

จัดการบัญชีต้นทุน

เมื่อรับงานมาผู้รับเหมาจะต้องลงทุนซื้อวัสดุก่อสร้าง อุปกรณ์ต่าง ๆ รวมถึงการจ้างช่าง และแรงงานเพื่อให้โครงการสำเร็จลุล่วง ซึ่งปัญหานั้นอยู่ที่เราจะเก็บข้อมูลทุนต้นทุน และค่าใช้จ่ายที่มากมายเหล่านี้อย่างไรให้เป็นระเบียบเพื่อไม่ให้เกิดความงุนงงในภายหลัง เพราะหากจัดการไม่ดีก็อาจทำให้ผู้รับเหมาขาดทุนได้โดยไม่รู้ตัว

ดังนั้นการซื้อวัสดุอุปกรณ์ทุกอย่างจำเป็นต้องขอใบกำกับภาษี และใบเสร็จรับเงินจากซัพพลายเออร์มาทุกครั้งเพื่อเก็บเป็นหลักฐานในการจัดทำบัญชี อีกทั้งในเรื่องการจ้างแรงงาน หรือบริการต่าง ๆ เช่น รับเหมาช่วง, การจ้างช่าง หรือบริการจากซัพพลายเออร์ นอกจากเก็บหลักฐานใบเสร็จรับเงินแล้ว ต้องอย่าลืมทำเอกสารหักภาษี ณ ที่จ่ายทุกครั้งเพื่อส่งให้ซัพพลายเออร์ และยื่นภาษีในเดือนถัดไปด้วย

สรุป 

พี่ ๆ คนไหนที่อ่านบทความนี้จบแล้ว คงได้รู้ว่าสุดท้ายผลพลอยได้ของการวางระบบบัญชีที่ดีไม่เพียงทำให้ธุรกิจดำเนินไปได้อย่างราบรื่นเท่านั้น แต่ยังสร้างนิสัยการออกเอกสารที่ถูกต้อง เพิ่มความเป็นระเบียบในการแบ่งประเภทหัวเอกสาร และสร้างความคุ้นชินในจัดเก็บใบเสร็จที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจทั้งหมดให้กับพนักงาน และผู้ประกอบการได้อีกด้วย เพราะสิ่งเหล่านี้คือเอกสารทางบัญชีที่สำคัญในการวางแผนจัดการภาษีให้เกิดประโยชน์สูงสุด อีกทั้งยังช่วยลดปัญหาเงินหาย หรือความสงสัยทางบัญชีที่อาจเกิดขึ้นในระยะยาวได้

“การวางระบบบัญชีจะทำได้ง่าย และดีขึ้นหากมีเครื่องมืออย่างโปรแกรมบัญชีออนไลน์ PEAK ตัวช่วยมือฉมังสำหรับธุรกิจทุกประเภท และนักบัญชีที่ได้รับความไว้วางใจจากกิจการทั่วประเทศกว่า 17,000 แห่ง มาพร้อมฟังก์ชันการทำงานด้านบัญชี และภาษีที่ใช้งานง่าย และครอบคลุม ทั้งในเรื่องของการจัดการเอกสาร การบันทึกบัญชี ทำรายงาน และวางแผนภาษี ซึ่งจะช่วยให้ผู้ประกอบการเห็นภาพรวมธุรกิจง่ายขึ้น และวางแผนดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ”

สำหรับพี่ ๆ ผู้รับเหมาที่กำลังมองหาสำนักงานบัญชี หรือโปรแกรมเพื่อวางระบบบัญชี สามารถติดต่อขอคำแนะนำจาก PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์ได้เลย

เริ่มต้นทำบัญชีกับ PEAK สมาชิกรักเหมา รับสิทธิ์ใช้แพ็กเกจ PRO Plus ฟรี 45 วัน จากปกติ 1,800 บาท รับสิทธิ์ใช้ฟรี >คลิกที่นี่<

เลือกใช้งานระบบบัญชีกับ PEAK มีข้อดีอย่างไร ?

• สร้างเอกสารเพื่อรับงานได้ทันที
• ดูผลกำไร – ขาดทุนได้เรียลไทม์
• เห็นสถานะการเงินของธุรกิจชัดเจน
• บันทึกบัญชีอัตโนมัติผ่าน LINE ได้เลย

*เงื่อนไข : สิทธิพิเศษสำหรับสมาชิกรักเหมาที่สมัครใช้งาน PEAK ผ่านลิงก์จากช่องทางของรักเหมาเท่านั้น