e-Tax Invoice คืออะไร มีประโยชน์อย่างไรกับบริษัทรับเหมา?

ประเด็นสำคัญ

• e-Tax Invoice หรือใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ เป็นการออกใบกำกับภาษีในรูปแบบของอิเล็กทรอนิกส์ผ่านทางระบบออนไลน์แบบ 100% ซึ่งจะช่วยให้เจ้าของธุรกิจกิจการร้านค้าต่างๆ ลดขั้นตอนจัดเตรียม จัดส่งใบกำกับภาษีแบบกระดาษให้กับลูกค้าแถมยังสามารถส่งข้อมูลใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ถึงกรมสรรพากรช่องทางอีเมล หรือเว็บไซต์กรมสรรพากรได้อย่างรวดเร็วอีกด้วย
• e-Tax Invoice แบ่งออกได้เป็น e-Tax Invoice & Receipt และ e-Tax Invoice by Email ซึ่งจะตอบโจทย์ลักษณะกิจการที่แตกต่างกัน ดังนั้นผู้ประกอบการที่อยากเริ่มต้นใช้งาน e-Tax Invoice ก็ควรศึกษารายละเอียดต่างๆ ให้ครบถ้วน

ปัจจุบันโลกถูกเชื่อมต่อกันด้วยอินเทอร์เน็ต จึงทำให้การติดต่อสื่อสารเป็นไปอย่างไร้พรมแดน รวมไปถึงการติดต่อซื้อ – ขาย และการทำธุรกรรมต่างๆ ซึ่งเกิดขึ้นในระบบออนไลน์เป็นจำนวนมาก ซึ่งภาครัฐก็ได้มองเห็นการเปลี่ยนแปลงดังกล่าว จึงเกิดแนวคิดในการพยายามปรับเปลี่ยนรูปแบบของการดำเนินการยื่นเอกสาร ทำธุรกรรม หรือจัดเก็บหลักฐานต่างๆ ในแบบใหม่ ที่เรียกว่า e-Service ซึ่งเป็นการดำเนินการผ่านช่องทางออนไลน์มากขึ้น เพื่อให้เกิดความสะดวกต่อผู้ประกอบการ ลูกค้า ตลอดจนหน่วยงานต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง

ซึ่งในปัจจุบันกรมสรรพากรกำลังทำหน้าที่พัฒนาระบบขั้นตอนการบริการยื่นเอกสาร และรวมไปถึงการออกใบกำกับภาษีในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งเป็นต้นกำเนิดของใบกำกับอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice) และใบเสร็จรับเงินอิเล็กทรอนิกส์ (e-Receipts) ที่จัดทำขึ้นเพื่ออำนวยความสะดวก และลดภาระต้นทุนในส่วนของการนำส่ง การจัดเก็บใบกำกับภาษีแบบกระดาษ ให้เจ้าของธุรกิจได้อีกด้วย แต่การจะออกใบกำกับภาษี หรือใบเสร็จรับเงินแบบอิเล็กทรอนิกส์ เหมือนเป็นการปรับเปลี่ยนระบบใหม่ทั้งหมดนั้น จะต้องใช้การป้องกัน การดูแลข้อมูลที่ปลอดภัย เชื่อถือได้ เพื่อให้สอดคล้องกับกฎหมายธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ 

e-Tax Invoice คืออะไร

e-Tax Invoice หรือใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ เป็นการออกใบกำกับภาษีในรูปแบบของอิเล็กทรอนิกส์ผ่านทางระบบออนไลน์แบบ 100% ซึ่งจะช่วยให้เจ้าของธุรกิจ กิจการร้านค้าต่างๆ ลดขั้นตอนจัดเตรียม จัดส่งใบกำกับภาษีแบบกระดาษให้กับลูกค้าแถมยังสามารถส่งข้อมูลใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ถึงกรมสรรพากรช่องทางอีเมล หรือเว็บไซต์กรมสรรพากรได้อย่างรวดเร็วอีกด้วย

e-Tax Invoice กับ 4 ประโยชน์ที่ควรรู้

สำหรับผู้ประกอบการที่กำลังศึกษาและอยากรู้ว่าการปรับเปลี่ยนจากจัดทำใบกำกับภาษีในรูปแบบกระดาษมาเป็นการใช้งาน e-Tax Invoice จะมีข้อดีอย่างไร ในหัวข้อนี้มีคำตอบ

1. ป้องกันข้อมูลสูญหาย หรือได้รับความเสียหายจากเหตุการณ์ที่คาดไม่ถึง เนื่องจากการจัดเก็บใบกำกับภาษีในรูปแบบกระดาษมีความเสี่ยงจากการจัดเก็บที่ไม่เป็นระบบ ทำให้ยากต่อการค้นหา หรือในกรณีที่เกิดเหตุสุดวิสัยจากภัยธรรมชาติต่างๆ เอกสารก็อาจได้รับความสูญหายได้ ซึ่ง e-Tax Invoice จะช่วยเข้ามาแก้ไขปัญหาดังกล่าว
2. ลดต้นทุนแฝง ในการจัดทำใบกำกับภาษีในรูปแบบกระดาษ มีต้นทุนในการดำเนินการทั้งสิ้น ไม่ว่าจะเป็นค่ากระดาษ ค่าหมึกพิมพ์ ซึ่งการปรับเปลี่ยนมาใช้งาน e-Tax Invoice จะช่วยลดค่าใช้จ่ายเหล่านี้ลงไปได้
3. สามารถตรวจสอบความถูกต้อง โปร่งใส ของใบกำกับภาษีได้อย่างสะดวก รวดเร็ว เนื่องจากใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์จะถูกเก็บในระบบเซิร์ฟเวอร์ของผู้ให้บริการระบบใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (Service Provider) โดยอัตโนมัติ สามารถเข้ามาตรวจสอบย้อนหลังได้ตามต้องการ

4. รองรับสิทธิประโยชน์จากทางภาครัฐ จะเห็นได้ว่าหลายๆ มาตรการของรัฐบาลที่ประกาศออกมา ส่งเสริมให้กิจการหรือร้านค้าที่สามารถออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ได้ จะได้รับสิทธิประโยชน์เพิ่มขึ้น เช่น มาตรการช้อปดีมีคืน 2566 มาตรการลดหย่อนภาษีประจำปี มูลค่า 30,000 บาท สำหรับผู้เสียภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา และลดหย่อนเพิ่มได้อีก 10,000 บาท เมื่อใช้ใบกำกับภาษีหรือใบรับอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice & e-Receipt) และล่าสุดปี 2567 กับโครงการ Easy E-Receipt โดยประชาชนที่ใช้บริการหรือซื้อสินค้าจากผู้ประกอบร้านค้าที่ออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax invoice) จะสามารถนำไปลดหย่อนภาษีได้ในมูลค่าไม่เกิน 50,000 บาท ซึ่งช่วยเพิ่มยอดขายให้กับผู้ประกอบการได้

e-Tax Invoice จะต้องมีรายละเอียดสำคัญอะไรบ้าง?

1. เป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ประเภท

• • .pdf (Portable Document Format)
  • .doc, .docx (Microsoft Word Document)
  • .xls, .xlsx (Microsoft Excel)

2. ภายใน 1 ไฟล์ต้องมีขนาดไม่เกิน 3 MB
3. ข้อมูลรายละเอียดที่อยู่ในไฟล์เอกสารจะต้องไม่ใช่รูปภาพ ต้องไม่มีการถ่ายภาพหรือการแปลงไฟล์จากเอกสารกระดาษมาเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์เด็ดขาด
4. ต้องมีการลงลายเซ็นดิจิทัล (Digital Signature) หรือประทับรับรองเวลา (Time Stamp) ผ่านระบบ e-Tax Invoice by Email เพื่อให้เอกสารนี้ถูกต้องตามกฎหมาย และสามารถใช้เป็นหลักฐานสำคัญในทางกฎหมายได้อีกด้วย

e-Tax Invoice มีทั้งหมดกี่รูปแบบ ใช้แตกต่างกันอย่างไร?

e-Tax Invoice หรือใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ มีทั้งหมด 2 รูปแบบ ดังนี้

e-Tax Invoice & Receipt

e-Tax Invoice & Receipt  เป็นรูปแบบใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ที่เหมาะสำหรับเจ้าของธุรกิจ หรือกิจการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (Vat 7%) ในรูปแบบไม่จำกัดรายได้ ซึ่งจะจัดทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์สำหรับการนำส่งข้อมูลให้กรมสรรพากรในรูปแบบของไฟล์ .xml เท่านั้น ถ้าหากจำเป็นต้องใช้ในรูปแบบอื่น หรือไฟล์นามสกุลอื่น ให้มีการลงลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) เพื่อส่งมอบให้ลูกค้าผู้ซื้อสินค้า หรือบริการทุกครั้งที่มีการซื้อ – ขายเกิดขึ้น

คุณสมบัติของผู้ประกอบการที่ขอจัดทำ e-Tax Invoice & e-Receipt 

มีดังต่อไปนี้

1. เป็นบุคคลธรรมดาหรือนิติบุคคลที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม
2. มีใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Certificate) ที่อยู่ภายใต้การรับรองของผู้ให้บริการออกใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์แห่งชาติ (NRCA) และสำนักงานพัฒนาธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์ (ETDA)
3. มีระบบการควบคุมภายในที่ดี สามารถพิสูจน์ได้ว่าใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ที่จัดทำและนำส่งให้แก่ผู้รับมีความถูกต้องครบถ้วนโดยใช้วิธีการที่เชื่อถือได้
4. ต้องไม่เป็นผู้ประกอบการจดทะเบียนที่ได้รับอนุมัติหรืออยู่ระหว่างการพิจารณาอนุมัติโครงการใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice by Time Stamp)

ขั้นตอนการทำงานของระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt 

1. จัดทำข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ตามรูปแบบที่กำหนดในรูปแบบ XML หรือรูปแบบอื่นที่ลงลายมือชื่อดิจิทัล
2. ส่งมอบให้ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ
3. นำส่งข้อมูลให้กรมสรรพากร ด้วยวิธีต่างๆ 3 วิธี ดังต่อไปนี้

• • 3.1 Web upload เป็นการส่งข้อมูลให้กับสรรพากร โดยการอัปโหลดเอกสารในรูปแบบ XML ให้แก่กรมสรรพากรผ่านทางเว็บไซต์ etax.rd.go.th
  • 3.2 Service provider เป็นการเลือกใช้บริการส่งข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์กับผู้ให้บริการส่งข้อมูลที่กรมสรรพากรรับรอง
  • 3.3 Host to host สำหรับผู้ประกอบการที่ต้องการส่งข้อมูลจำนวนมาก (ไม่น้อยกว่า 500,000 ฉบับ/เดือน) และอยู่ในการกำกับดูแลของกองบริหารภาษีธุรกิจขนาดใหญ่

e-Tax Invoice by Time Stamp

e-Tax Invoice by Time Stamp หรือ e-Tax Invoice by Email นั้นเป็นรูปแบบใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ที่เหมาะสำหรับเจ้าของธุรกิจ หรือกิจการ ขนาดเล็กที่มีรายได้ไม่เกิน 30 ล้านบาท/ปี และจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (Vat) ซึ่งรูปแบบนี้จะต้องจัดทำเฉพาะใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ที่เป็นไฟล์ PDF/A-3 เท่านั้น เจ้าของธุรกิจหรือกิจการจะต้องส่งอีเมลให้ลูกค้า และจัดทำสำเนา (CC) ไปที่ csemail@etax.teda.th เพื่อให้ระบบประทับรับรองเวลา (Time Stamp) จากนั้นระบบ e-Tax Invoice by Time Stamp จะส่งอีเมลที่มีประทับรับรองเวลาไปยังอีเมลของลูกค้า และเจ้าของธุรกิจ หรือกิจการเพื่อจัดเก็บเป็นหลักฐาน และนำส่งข้อมูลให้กรมสรรพากรแบบอัตโนมัติ ไม่ต้องเสียเวลาไปยื่นด้วยตัวเอง

คุณสมบัติของผู้ประกอบการที่ขอจัดทำ e-Tax Invoice by Time Stamp

ผู้ประกอบการที่ต้องการขอจัดทำ e-Tax Invoice by Time Stamp จะต้องมีคุณสมบัติดังต่อไปนี้

1. เป็นบุคคลธรรมดาหรือนิติบุคคลที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม
2. กิจการมีรายได้ไม่ควรเกิน 30 ล้านบาทต่อปี (แม้รายได้จะเกินเกณฑ์ แต่ถ้ามีการออกใบกำกับภาษีต่อเดือนจำนวนไม่มากก็สามารถสมัครได้ครับ)
3. ต้องไม่เป็นผู้ประกอบการจดทะเบียนที่ได้รับอนุมัติหรืออยู่ระหว่างการพิจารณาอนุมัติโครงการใบกำกับภาษีและใบรับอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice & e-Receipt)
4. ไม่มีพฤติการณ์หลีกเลี่ยงการเสียภาษี ไม่มีประวัติการออกและใช้ใบกำกับภาษีปลอมหรือใบกำกับภาษีที่ออกโดยมิชอบด้วยกฎหมาย

e-Tax Invoice by Time Stamp ทำงานอย่างไร

1. ผู้ออกใบกำกับภาษี (ผู้ขายหรือผู้ให้บริการ) สร้างใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ ในรูปแบบ PDF/A-3
2. ผู้ออกใบกำกับภาษีใช้อีเมลที่ลงทะเบียนไว้กับกรมสรรพากรส่งใบกำกับภาษีให้กับผู้ซื้อทางอีเมล (ระบุได้ 1 อีเมลเท่านั้น) และสำเนาอีเมล (E-mail CC) ไปยังระบบกลางของสพธอ.(ETDA) หรืออีเมล csemail@etax.teda.th เพื่อประทับรับรองเวลา โดยอีเมล 1 ฉบับ แนบไฟล์เพียง 1 ไฟล์เท่านั้น
3. ใบกำกับภาษีที่ส่งไปยังสพธอ. (ETDA) จะได้รับการประทับรับรองเวลา จากนั้นระบบจะทำการจัดส่งใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ที่มีการประทับรับรองเวลาไปยังผู้ออกใบกำกับภาษีและผู้ซื้อหรือผู้รับบริการ ซึ่งถือว่าเป็นใบกำกับภาษีที่ถูกต้อง

สรุป 

จากบทความข้างต้นจะเห็นได้ e-Tax Invoice ช่วยให้เจ้าของธุรกิจ กิจการร้านค้าต่างๆ ลดขั้นตอนจัดเตรียม จัดส่งใบกำกับภาษีแบบกระดาษให้กับลูกค้าแถมยังสามารถส่งข้อมูลใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ถึงกรมสรรพากรได้อย่างรวดเร็วอีกด้วย เพราะฉะนั้น ผู้ประกอบการยุคใหม่จึงไม่ควรรอช้า เข้าร่วมใช้งาน e-Tax Invoice เพื่อสร้างโอกาสทางธุรกิจด้วยการทำงานแบบมืออาชีพ 

รักเหมา (www.rakmao.com) แพลตฟอร์มจัดซื้อวัสดุก่อสร้างออนไลน์ ที่พร้อมช่วยผู้รับเหมา-ฝ่ายจัดซื้อขอใบเสนอราคา, เปรียบเทียบราคา และ จัดซื้อวัสดุก่อสร้างจากร้านค้าวัสดุก่อสร้างชั้นนำทั่วไทย ให้ผู้รับเหมาได้เข้าถึงสินค้าราคางานโครงการ ดูตารางเปรียบเทียบราคา และออกใบสั่งซื้อผ่านระบบได้ในคลิกเดียว ไม่ต้องเสียเวลาเดินทางไปหน้าร้าน หรือนั่งเปรียบเทียบราคาเองให้วุ่นวาย จัดการงานจัดซื้ออย่างเป็นระบบ เก็บเอกสารออนไลน์ ลดต้นทุนได้ทุกครั้งที่จัดซื้อ  

เมื่อบัญชีคือหัวใจสำคัญของทุกธุรกิจ! รักเหมา ร่วมกับ PEAK – โปรแกรมบัญชีออนไลน์ มอบสิทธิพิเศษให้ผู้รับเหมาและจัดซื้อทดลองใช้งาน PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ฟรี! 45 วัน มูลค่า 1,800 บาท ทดลองใช้งาน PEAK ฟรี คลิกเลย  https://bit.ly/Rakmao-PEAK

ติดตาม “รักเหมา” ได้ที่
  LINE OA @rakmao คลิก https://bit.ly/3CpMHT4
  TikTok @rakmao.th คลิก https://bit.ly/43E4lgW
  YouTube Rakmao Channel คลิก https://bit.ly/43KI4Ou